Rechnungen an Schweizer Unternehmen rechtsgültig signieren

Karlsruhe, 24. November 2014. Die intarsys consulting GmbH hat ihre Signatursoftware Sign Live! CC signature server, die bewährte Lösung für das Signieren großer Dokumentenmengen, weiterentwickelt. Mit der neuen Option „Swisscom All-in Signing Service“ können nun erstmalig deutsche Unternehmen elektronische Rechnungen auch an Schweizer Firmen gemäß der Verordnung des Eidgenössischen Finanzdepartements über elektronische Daten und Informationen (EIDI-V) sowie der Schweizer Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) rechtsgültig elektronisch signieren – ohne zusätzliche Installation von Hardware.

Der All-in Signing Service der Swisscom stellt seit kurzem Geschäftskunden die elektronische Signatur aus der Cloud bereit. Die notwendige Schnittstelle, um diesen Dienst zu nutzen, steht den Kunden ab sofort als zusätzliche Option auf dem Sign Live! CC signature server zur Verfügung. „Dieser hochverfügbare und abgesicherte Signaturdienst eignet sich auch für deutsche Unternehmer, die Rechnungen oder Zahlungsbelege in hohen Auflagen signieren und mit einem Zeitstempel versehen müssen“, erklärt intarsys-Geschäftsführer Karl Kagermeier. Die Massensignatur entspricht den Vorgaben der Schweizer Gesetzgebung, welche die Anwendung der elektronischen Signatur (ZertES), die elektronische Rechnungsstellung (ElDI-V) sowie die elektronische Archivierung (GeBüV) regeln.

Als „Swiss Managed Service“ wird der All-in Signing Service vollständig von Swisscom in der Schweiz erbracht. Für den Signaturvorgang werden ausschließlich die Hash-Werte (Fingerprints) der Dateien an den All-in Signing Service übergeben. Die effektiv lesbaren Dokumente verlassen die Systemumgebung des Anwenders zu keiner Zeit. „Die Swisscom hat weder Einsicht in die zu signierenden Dateien und Dokumente noch kann sie Rückschlüsse auf den Inhalt ziehen“, betont Kagermeier. „Damit ist der Datenschutz in jedem Fall gewährleistet.“

Innerhalb weniger Wochen haben bereits mehrere namhafte Konzerne die neue Möglichkeit aufgegriffen und nutzen den All-in Signing Service der Swisscom, um an ihre Schweizer Kunden Rechnungen rechtskonform elektronisch zu versenden anstatt wie bisher auf dem Postweg.

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Neue SAP-Lösung ermöglicht Rechnungsstellung nach ZUGFeRD-Standard

Karlsruhe, 28.November 2013. Der Softwarehersteller intarsys consulting GmbH hat gemeinsam mit dem SAP-Servicepartner CaRD GmbH eine SAP-Lösung zur Erzeugung und Verarbeitung von Rechnungsdaten gemäß dem ZUGFeRD-Standard entwickelt. Das Add-on integriert sich in die SAP-Standard-Produkte R/3 bzw. NetWeaver und kann an jede Middleware angebunden werden. Auch der Betrieb als Standalone-Server mit SAP-Anbindung ist möglich.

Die neue Lösung konvertiert die bislang in SAP verwendeten Rechnungsformulare in ZUGFeRD-konforme XML-Daten und bettet diese in PDF/A-3-Dokumente ein, welche sich per E-Mail versenden lassen. Für die Pflege der Daten, den Versand und den Export der Rechnungen wird der SAP-Standard verwendet. „So gewährleisten wir eine nahtlose Integration in das SAP-System“, berichtet Dr. Bernd Wild, Geschäftsführer bei intarsys. „Die vollautomatische Verarbeitung von ZUGFeRD-Eingangsrechnungen ist ebenfalls Bestandteil unserer Lösung.“ Dazu werden die in PDF/A-3-Dokumente eingebetteten XML-Rechnungsdaten extrahiert und direkt in SAP importiert. „Ein zusätzlicher Vorteil ist die Möglichkeit, weitere von SAP erzeugte Dokumenttypen sowie individuelle Zusatzdaten ZUGFeRD-konform in die Rechnung einzubetten, diese qualifiziert elektronisch zu signieren und zu versenden“, erläutert Wild weiter.

Der elektronische Rechnungsversand über die Benutzeroberfläche SAP GUI, die Online-Benutzeroberfläche WebUI und die Verarbeitung als SAP-Job bilden nur einige der zahlreichen Möglichkeiten, wie sich die neue Lösung in SAP transparent nutzen lässt. Optional steht ein ausführliches Log zur Verfügung. Geplant sind weitere Features, etwa die ZUGFeRD-Integration in Lieferantenportale sowie ein Microsoft SharePoint mit SAP-Anbindung.

ZUGFeRD steht für „Zentrale User Guidelines für elektronische Rechnungen in Deutschland“. Das Format ermöglicht die durchgängige elektronische Verarbeitung von Rechnungen und gilt als neuer branchenübergreifender, deutschlandweiter Standard für alle digitale Rechnungen. Mit dieser Lösung können Prozesse medienbruchfrei gestaltet, elektronische Ablagevorgänge automatisiert sowie manueller Aufwand und Fehlerquoten deutlich reduziert werden. Dies ermöglicht erhebliche Einsparungen bei der Rechnungseingangs und -ausgangsverarbeitung – und das ohne den Einsatz teurer OCR-Software oder aufwändiger Prüfprozesse. Entwickelt wurde ZUGFeRD vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), einem vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie geförderten Projektverbund unter Leitung der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (www.ferd-net.de).

Über intarsys consulting
Der Softwarehersteller intarsys consulting GmbH ist auf sichere Softwarelösungen, Technologien für qualifizierte und fortgeschrittene elektronische Signaturen, Zeitstempel und Langzeitarchivierung mit PDF/A spezialisiert. Mit dem Fraunhofer Institut für Sicherheit in der Informationstechnik unterhält intarsys eine Entwicklungspartnerschaft für Lösungen zur Nachsignatur. Unter dem Slogan „smart secure signing“ bietet intarsys Signaturprodukte und -komponenten für alle gängigen Betriebssysteme vom Client über Server bis hin zu webbasierten Systemen an. Die moderne SOA-Architektur der intarsys-Produktreihe und die konsequente Verwendung internationaler Standards gewährleisten Flexibilität und Investitionssicherheit. intarsys ist im Vorstand der internationalen PDF Association vertreten und dort für die Bereiche eHealthcare, eInvoicing und eSignature verantwortlich. Als eines der Gründungsmitglieder von FeRD arbeitet intarsys verantwortlich an der technischen Entwicklung des Standards ZUGFeRD mit.
www.intarsys.de

Über CaRD
Der SAP-Servicepartner CaRD GmbH hat sich auf Dienstleistungen im SAP-Umfeld spezialisiert und bietet neben der klassischen Prozessberatung weitere Services im Bereich Implementierung, Projekt- und Testmanagement an. Eigene Beratungslösungen, Add-ons und Apps gehören ebenfalls zum Portofolio der CaRD GmbH. Neben den klassischen Kernprozessen im Umfeld von Logistik, Materialwirtschaft, Vertrieb, CRM und Finanzen bietet CaRD zusätzlich Unterstützung im Bereich von Variantenkonfiguration, Product Lifecycle Management, Dokumentenmanagement und Serialisierung an. Ergänzend berät CaRD seine Kunden gezielt in Projekten mit entsprechend spezialisierten Mitarbeitern, beispielsweise zu Support, Datenaustausch, Rechnungsverarbeitung, Output-Management, Betrieb und Migration.
www.card.de

GS1 Praxistag Elektronische Rechnung

Ort: GS1 Germany Knowledge Center

Datum: 28.11.2013 ab 9:00 Uhr

ZUGFeRD –
Struktur und Funktion des neuen branchenübergreifenden Rechnungsstandards

Der neue Rechnungsstandard ZUGFeRD wurde zur CeBIT 2013 von BMWi, BMI und BITKOM vorgestellt. Er bietet branchenübergreifenden elektronischen Rechnungsdatenaustausch und ermöglicht den Einsatz ohne vorherige Abstimmung und unabhängig von der Unternehmensgröße. Das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland entwickelte Format basiert auf internationalen Standards. Die Integration von strukturierten XML-Daten in ein PDF gemäß ISO-Standard PDF/A-3 kombiniert sowohl die visuelle als auch die datentechnische Darstellung der Rechnung. Es wird gezeigt, wie eine ZUGFeRD-kompatible Rechnung aufgebaut ist: Neben der Darstellung der Strukturen im PDF und in XML wird insbesondere auch die Erzeugung, Validierung und Verarbeitung solcher elektronischen Rechnungen dargestellt.

Andreas Pelekies, Senior-Projektmanager EDI/eBusiness, GS1 Germany GmbH

Dr. Bernd Wild, Geschäftsführer, intarsys consulting GmbH

Kostenfreie Softwaretools von intarsys unterstützen die elektronische Rechnungsstellung

Karlsruhe, 04. September  2013. Der Softwarehersteller intarsys consulting GmbH hat Tools veröffentlicht, mit denen sich elektronische Rechnungen nach dem neuen einheitlichen Rechnungsstandard  ZUGFeRD verarbeiten lassen. Die Software sorgt sowohl für das Einbetten als auch das Extrahieren von XML-Rechnungsdaten in PDF/A-3-Dateien, die als Trägerdokument fungieren und per Mail versandt werden können. Das „intarsys ZUGFeRD Toolkit“ wird Nutzern, die maximal 100 Rechnungsdokumente pro Tag bearbeiten, als Freeware zur Verfügung gestellt.

Nach einer Registrierung auf der intarsys-Homepage steht die Software, die am PC-Arbeitsplatz sowie in Serverumgebungen einsetzbar ist, zum Download bereit. Zudem kann das Toolkit über die Webseite des Forums elektronische Rechnung Deutschland (kurz FeRD, www.ferd-net.de), das für die Entwicklung des ZUGFeRD-Standards verantwortlich zeichnet, bezogen werden. Die Software lässt sich einfach implementieren und ist mit allen gängigen Betriebssystemen nutzbar. Zudem ist es möglich, sie in ein bereits vorhandenes ECM-System einzubinden. In diesem Fall erhebt intarsys eine einmalige Lizenzgebühr.

„Als einer der ersten Anbieter am Markt haben wir Tools entwickelt, die ZUGFeRD-kompatible Rechnungsdokumente erzeugen und deren PDF/A-Konformität überprüfen können“ sagt Dr. Bernd Wild, Geschäftsführer bei intarsys consulting und zugleich Leiter der FeRD-Arbeitsgruppe „Technologie und Standards“. Darüber hinaus lassen sich mit Hilfe der Software die strukturierten Rechnungsdaten wieder aus dem PDF/A-3-Dokument herauslösen, so dass sie auf Empfängerseite automatisch in Programme und Anwendungen übernommen und ohne zusätzlichen manuellen Aufwand weiterverarbeitet werden können.

Die neuen Softwaretools von intarsys sind bereits bei verschiedenen Unternehmen erfolgreich im Einsatz. Zu den ersten Anwendern zählt GS1 Germany, ein branchenübergreifend tätiger Dienstleister für  die Umsetzung von Identifikations-, Kommunikations- und Prozessstandards, der unter anderem für das EAN- bzw. GTIN-Artikelnummernsystem zuständig ist. Seine langjährige Standardisierungs-Expertise hat das Unternehmen bei der Entwicklung von ZUGFeRD mit eingebracht. „Das  Toolkit von intarsys liefert alle notwendigen Komponenten, um Rechnungsdokumente einfach ZUGFeRD-konform zu erstellen und automatisiert zu verarbeiten“, berichtet Rainer Räbiger, Teamleiter ITK & Service bei GS1 Germany.

„Der ZUGFeRD-Standard wird von zahlreichen Firmen, Industrie- und Handelsverbänden bis hin zur öffentlichen Verwaltung und Bundesministerien unterstützt und bietet beste Voraussetzungen, der erste einheitliche und branchenübergreifende Rechnungsdaten-Standard in Deutschland zu werden“, berichtet Dr. Wild. Dies zeige sich auch am großen Interesse namhafter Hersteller von ERP- und Faktura-Software, die sich bereit erklärt haben, den neuen Standard zu unterstützen. Gleichzeitig kümmert sich FeRD um die Weiterentwicklung von ZUGFeRD zu einem DIN-Standard und die Einbringung in die europäische Standardisierung rund um CEN.

Nähere Informationen erhalten Interessenten im Internet unter: https://www.intarsys.de/ZUGFeRD

Über intarsys consulting
Der Softwarehersteller intarsys consulting GmbH ist auf sichere Softwarelösungen, Technologien für qualifizierte und fortgeschrittene elektronische Signaturen, Zeitstempel und Langzeitarchivierung mit PDF/A spezialisiert. Mit dem Fraunhofer Institut für Sicherheit in der Informationstechnik unterhält intarsys eine Entwicklungspartnerschaft für Lösungen zur Nachsignatur. Unter dem Slogan „smart secure signing“ bietet intarsys Signaturprodukte und -komponenten für alle gängigen Betriebssysteme vom Client über Server bis hin zu webbasierten Systemen an. Die moderne SOA-Architektur der intarsys-Produktreihe und die konsequente Verwendung internationaler Standards gewährleisten Flexibilität und Investitionssicherheit.
www.intarsys.de

Über ZUGFeRD
ZUGFeRD steht für „Zentrale User Guidelines für elektronische Rechnungen in Deutschland“. Das neue Format für elektronische Rechnungen wurde im März 2013 auf der CeBIT in Hannover erstmals der Öffentlichkeit vorgestellt. Demnach werden Rechnungen im PDF/A-3-Format versandt und darin eingebettet Rechnungsdaten im standardisierten XML-Format mit übertragen, so dass sich die Übernahme der Rechnungsdaten und die Verbuchung vollständig automatisieren lässt. ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt, einem vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie geförderten Projektverbund unter Leitung der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AVW). Zu den Mitgliedern zählen diverse Bundesministerien sowie namhafte Firmen und Verbände der deutschen Industrie. Gemeinsam wollen sie die Akzeptanz der elektronischen Rechnung fördern und das Rechnungswesen effizienter machen.
http://www.ferd-net.de